İÖLP’ nın akademik boyutu Anadolu Üniversitesi Yabancı Diller Yüksek Okulu tarafından planlanmakta ve yürütülmektedir. İdari ve öğrenci işleri ise Açıköğretim Fakültesi tarafından sürdürülmektedir. İÖLP’ nın yürütülmesinde 2002-2003 öğretim yılı itibarıyla 16 İl Akademik Koordinatörü, 19 AÖF İÖLP Temsilcisi, 3 MEB AÖF İÖLP Sorumlusu, 283 Formatör Öğretmen, 19 Okul Müdürü ve 18 Okul Müdür Yardımcısı, 12 İdari Personel ve 41 Hizmetli görev yapmaktadır. Eğitim programının yürütülmesinde birçok idari faaliyet sürdürülmektedir. Öğretim yılı başında yoğunlaşan bu faaliyetler yıl içinde rutin olarak devam etmektedir. İÖLP’ nın örgün olarak sürdürülen bir ve ikinci sınıfı Anadolu Üniversitesi Açıköğretim Sisteminin diğer programlarından farklı olarak bir takım ek faaliyetler gerektirmektedir. Bu faaliyetler şöyle sıralanabilir:

·         Öğretim yılı başına her okul için ders programlarının oluşturulması, öğrenci ve rehber öğretmenlere duyurulması

·         Aylık öğrenci devamsızlık bildirim formlarının izlenmesi

·         Konuşma Becerileri dersi öğrenci not bildirim formlarının izlenmesi

·         Okul Deneyimi dersi öğrenci not bildirim formlarının izlenmesi

·         Öğrenci ders, not ve tanıtım bilgilerinin formatör öğretmen ve AÖF İOLP İl Temsilcisine iletilmesi

·         Aylık Formatör öğretmen puantaj cetvellerinin izlenmesi

·         Görevli personelin aylık ödeme işlemlerinin yürütülmesi

·         Merkezden gönderilen sınav görevlilerinin ödeme işlemlerinin yürütülmesi

·         Formatör öğretmen ve görevlilerin bilgi formlarının oluşturulması ve güncellenmesi

·         Eğitim merkezlerine yapılan duyuru ve yazışmalarla ilgili işlemlerin yürütülmesi

·         Formatör öğretmenlere öğrencileri hakkında gerekli bilgilerin iletilmesi 

Yukarıda sıralanan faaliyetlerin gerçekleştirilmesi ve coğrafi olarak birbirlerinden uzak olan eğitim birimlerindeki iletişimin sağlanması amacıyla çevrimiçi çalışan yönetim bilgi sistemi geliştirilmiştir.

ÇEVRİMİÇİ EĞİTİM PROGRAMI YÖNETİMİ

Çağdaş eğitim kuramında kalite, rekabetçi ortam, verimlilik gibi kavramların değer kazanmasıyla eğitim verilen kurumlar bir işletme olarak ele alınmaktadır. Bu nedenle bir eğitim kurumu için bilgi sistemleri en az bir işletme kadar önemlidir. 2000-2001 öğretim yılı başında İÖLP için bir bilgi sistemi tasarlanmıştır. Bir bilgi sisteminin tasarımındaki genel amaçlar şöyle sıralanabilir: (Sayın Erol,1999,s. 20)

·         Kullanıcıların ihtiyaçlarını etkin bir biçimde karşılamak

·         Sistemin, gelecekteki ihtiyaçlara kolaylıkla uyum sağlayabilmesini sağlamak

·         Örgütsel kaynakların doğru ve verimli biçimde kullanılmasını sağlamak

·         Daha sonra gerekebilecek sistem geliştirme çabaları için bilgi birikimi ve örgütsel destek sağlamak

Yukarıda sıralanan amaçlara ulaşmak için önce sistemdeki bilgi akışı, organizasyon yapısı ayrıntılı olarak incelenerek hangi bilginin, kime, ne zaman, hangi biçim ya da yapıda gerekli olduğu belirlenmiştir. İÖLP için geliştirilen bilgi sistemini iki kısımda incelemek doğru olacaktır. Bunlardan ilki sistemin tüm verisinin saklandığı veritabanı diğeri ise bu veriyi işleyen uygulama kısmından oluşmaktadır. İÖLP için geliştirilen veritabanı ve uygulama kısmı izleyen bölümlerde ayrıntılı olarak açıklanmıştır.

Veritabanı Yönetim Sistemi

Günümüzde ihtiyacımız olan her tür bilgiye İnternet ve bilgisayarlar sayesinde hızlı ve eksiksiz olarak ulaşma imkanına sahibiz. Çok büyük miktarlardaki bu bilgilerin saklanması, işlenmesi ve yedeklenmesi için veritabanı yönetim yazılımları geliştirilmiştir. Kullanıcıların veritabanı oluşturmayı ve bakımını yapmayı sağlayan programlar topluluğu olarak adlandırılan veritabanı yönetim yazılımlarının sağladığı avantajlar aşağıda sıralanmıştır (Elmasri R. Navathe B. ,1994,s.12):

·         Verilerin tekrarlanmasını engellemek

·         Yetkisiz erişimi engellemek

·         Programlama dilleriyle olan uyumluluk

·         Sonuç çıkarmaya elverişli olması

·         Çoklu kullanıcı arayüz

·         Veriler arasında karmaşık ilişkileri tanımlayabilme

·         Bütünlüğün sağlanması

·         Yedekleme ve geri yükleme kolaylıklarının sağlanması

Karmaşık yapıdaki sistem bilgileri farklı yöntemlerle analiz edilerek veritabanı tasarımı gerçekleştirilir. Sistem verileri modellenerek birbiri ile ilişkili tablolar haline getirilirler. Bu süreç ele alınan sistem için gerçekleştirilerek MS SQL Server 2000 veritabanı yönetim yazılımında bir veritabanı yaratılmıştır. Yaklaşık 40 tablodan oluşan veritabanının içerdiği bilgiler aşağıda özetlenmiştir.

·         Okul bilgileri

·         Öğrenci kimlik bilgileri

·         Öğrenci grup, ders ve not bilgileri

·         Formatör öğretmen bilgileri

·         Ders çizelgesi bilgileri

·         Uygulama dersi formatör öğretmen ve öğrenci bilgileri

·         Görevli personel bilgileri

·         Sistemin işleyişi için gerekli diğer bilgiler

Yönetim bilgi sisteminin tüm bilgilerini depolayan bu veritabanı yazılımında uygulamanın ihtiyaç duyacağı tüm seçme , ekleme ve güncelleme sorgulamaları da kendi içinde saklanmaktadır. Veritabanı tasarlanırken gereksiz veri tekrarını engellemek, tutarlı, etkin ve hızlı bir veritabanı yaratmak için ilişkisel bir veritabanı yapısı oluşturulmuştur. Yaklaşık  180 MB büyüklüğünde verinin depolandığı veritabanının tablo yapısı ve ilişkileri Şekil 1’ de gösterilmiştir.

Şekil 1. İÖLP ilişkisel veri tabanı yapısı

Çevrimiçi Uygulama

Eğitim programın yapısı gereği geliştirilen bilgi sisteminden faydalanacak kullanıcılar faklı coğrafi bölgelerde bulunmaktadır. Bu nedenle kullanıcıların sisteme ulaşmasını kolaylaştırmak amacıyla veritabanı ile kullanıcı arasında iletişim sağlayacak arayüz web sayfası olarak seçilmiştir. Bu sayede kullanıcıların sisteme ulaşması için mekan ve zaman kısıtı olmaksızın ve kullanıcıların özel bir teknik desteğe ihtiyacı olmadan geliştirilen bilgi sistemine ulaşması sağlanmıştır. Web sayfaları Ms Windows 2000 adv. Server ortamında IIS (Internet Information Server ) web sunucusu kullanılarak ASP (Active Server Page) sayfaları ile hazırlanmıştır. ASP sayfaları Ms Visual Interdev yazılımı ile oluşturulurken  ayrıca birçok ek bileşen kullanılmıştır.

Veri Sağlayıcı olarak sistem ihtiyacı olan kullanıcılara sürekli doğru ve güncel veri sağlamaktadır. Bu veriler Microsoft Office ve Veritabanı Yönetim Sisteminin etkileşimi sayesinde öğrenci ve görevlilerle ilişkin yazışmalar, sınıf, ders, okul listelerinin oluşturulması, görevlilere ilişkin puantajların ve ödeme listelerinin oluşturulması gibi birçok raporlama faaliyetine yoğun bir veri sağlama işini yapmaktadır. Çalışmada, sistemin veri sağlayıcı olarak etkinliği, literatürde yaygın bir etkinlik kriteri henüz oluşmadığından araştırılmamıştır. Özellikle idari hizmetlerin olabildiğince hızlı ve doğru olarak yapılmasında sistemin katkısı yadsınamaz.

Web sayfalarından faydalanan kullanıcı grupları ve faaliyetleri kısaca aşağıda özetlenmiştir.

·         Akademik Personel : İÖLP nın yürütülmesi görevinde yer alan akademik personeldir. Akademik personele illerdeki görevliler, öğrenciler, ders programları gibi konularda bilgi sunulmaktadır.

·         Akademik Koordinatör : Her ilde eğitimin akademik yönüyle görevli personeldir. Öğrenci bilgileri, formatör öğretmen bilgilerine ulaşmalarını sağlayacak yetkileri vardır.

·         İÖLP İl temsilcileri : Okullardaki idari işlerin yürütülmesi işlevlerini yerine getirirler. Merkezle koordinasyonu sağlayarak bilgi akışının en yoğun olduğu görevi yerine getirmektedirler. Öğrenci gurup bilgileri, devam bilgileri gibi birçok bilgiyi güncelleme ve erişme yetkisine sahiptirler.

·         İdari Personel : AÖF merkez ile iller arasındaki tüm yazışmalar, personel işlemleri gibi idari işleri yürütmektedirler. Bu grupta personel verilerini güncelleme ve erişme, öğrenci bilgilerine erişme yetkilerine sahiptirler.

·         Formatör Öğretmenler :  Kendi öğrencilerine ait not ve devam bilgilerine erişim ve  kişisel bilgilerini güncelleme olanağı sunulmuştur.

·         Öğrenciler : Sınav notları ve devam bilgilerini izleme amacıyla sisteme erişme imkanı sunulmuştur. 

WEB SİTESİ KULLANIM ETKİNLİĞİ

İÖLP için geliştirilen yönetim bilgi sisteminin kullanıcı arayüzü web sitesinden oluşmaktadır. Kullanıcılar kayıtlı oldukları web sitesi sayesinde bilgiye ulaşmakta ve yetkisi düzeyinde bilgi güncellemektedir. Ayrıca kullanıcıların bilgi alışverişi yaptıkları tartışma sayfası ve kişisel mesaj attıkları bir bölüm yer almaktadır. Kısacası web sitesi sayesinde birbirinden uzakta olan okullar arasındaki mesafe azaltılmaya çalışılmıştır.

Bir web sitesinin hedef kullanıcı kitlesine ulaşıp ulaşmadığı bir takım analizler yapılarak belirlenebilmektedir. Bu sayede mevcut durum hakkında bilgi sahibi olmanın yanında yapılan çalışmaların da yönlendirilmesi mümkün olacaktır. Bu nedenle geliştirilen web sitesinin kullanım etkinliği belirlenmek amacıyla 17.04.2002 - 25.04.2003 tarihleri arasında sisteme giriş yapan kayıtlı kullanıcıların bağlanma özellikleri incelenmiştir. İncelemede veritabanı bağlantı verileri ve web server bağlantı kayıtları kullanılmıştır. Belirtilen süre içersinde web sayfasının genel istatistikleri Tablo 1’ de verilmiştir. 

Belirtilen tarih aralığında sisteme kayıtlı olan kullanıcı türleri ve adetleri aşağıda belirtilmiştir.  

Akademik personel, idari personel ve sistem yöneticisi kullanıcı türlerine ilişkin bağlantı istatistiklerine bu çalışmada yer verilmemiştir. Bu kullanıcı türleri merkez de görev aldıkları için yerel ağ üzerinden bağlantı yapmakta ve periyodik olarak web sayfalarına ve veritabanına bağlanarak veri güncelleme ve görüntüleme faaliyetlerini gerçekleştirmektedirler. Programda görevli Formatör Öğretmenler ve AÖF İl Temsilcilerinin bağlantı özellikleri izleyen bölümlerde incelenmiştir.

Tablo 1 “http://iolp.anadolu.edu.tr” web sayfasının genel web istatistikleri (17.04.2002 - 25.04.2003)

Formatör Öğretmen Bağlantı İstatistikleri

Formatör Öğretmelerin bir kısmı Milli Eğitim Bakanlığı bünyesinde yer alan İngilizce Öğretmenlerinden bir kısmı ise bölgedeki üniversitelerde görevli öğretim elemanlarından oluşmaktadır. Formatör öğretmenlerin kendi kullanıcı adı ve şifresiyle girdikleri web sayfasında kendi öğrencilerine ait kimlik, not ve devamsızlık bilgilerinin yanında derslerine girdikleri grupların bütün içindeki başarısı konusunda da bilgi sahibi olmaktadır. Ayrıca merkezden yapılan duyurular ve birbirleriyle iletişim kurabilecekleri bölümler yer almaktadır. İzleyen kısımda web sayfasına bağlanarak veri alan formatör öğretmenlerin bağlantı özellikleri tablo ve grafiklerle incelenmiştir.

Tablo 2. Formatör Öğretmenlerin Okullara Göre Web Sayfasına Bağlanma Oranları

Programda görevli formatör öğretmenlerin yüzde 63’ü en az bir kez web sayfasına bağlanarak bilgi almıştır. İÖLP web sitesine bağlanan formatör öğretmenler bir yıl içinde ortalama 25 kez web sayfasına bağlandığı gözlenmiştir. Ortalama olarak hesaplanan bu değer izleyen grafikte ayrıntılı olarak özetlenmiştir. Bu grupta yer alan ve sayfamıza bağlanan kullanıcılarımızın büyük bir kısmı yılda 10 kereden daha az sayıda sayfamıza giriş yapmışlardır. 

Grafik 1. Bağlanma sayılarına göre rehber öğretmenler

Formatör öğretmenlerin web sitesine bağlanma sayıları doğal olarak İnternet’e bağlı bilgisayar bulma olanaklarına bağlıdır. Bu nedenle kullanıcıların bağlanma saatlerine göre bir inceleme yapılırsa bağlandıkları konumu tahmin etmek kolay olacaktır.

Grafik 2. Formatör Öğretmen Gün İçi saatlere göre bağlanma sayıları

Grafik 2’de görüldüğü üzere Milli Eğitim Bakanlığında görevli öğretmenlerin mesai saati içinde bağlanma sayıları akşam saatinde artmaktadır. Üniversite personelinin ise aksine mesai saatlerindeki bağlantı sayıları daha yüksek olarak gerçekleşmektedir. Bu durum üniversite ortamında bilgisayar ve İnternet olanaklarının daha iyi olması olarak açıklanabilir. Ayrıca Anadolu Üniversitesi’ nde görevli formatör öğretmenlerimizin sayıca fazla olması bu sonucu etkilemiştir.

Grafik 3. Formatör öğretmen haftanın günlerine göre bağlanma sayıları ve kullandıkları işletim sistemi oranları

Web sayfamıza bağlanan formatör öğretmenlerin hemen hemen tamamı Windows tabanlı işletim sistemi kullandıkları belirlenmiştir. Kullanıcıların %80’ ni ise yaygın olarak kullanılan Windows 98 işletim sistemini kullanmaktadırlar.

AÖF İÖLP İl Temsilcileri Bağlantı İstatistikleri

AÖF İÖLP İl Temsilcileri yüz yüze eğitim verilen illerde idari faaliyetlerin yürümesini sağlayan ve merkezle eğitim birimleri arasında köprü vazifesini yerine getiren personeldir. 19 İl temsilcisinin görev yapmasına rağmen maalesef sekiz temsilci web sayfasına bağlanmıştır. Bunun olası nedenleri ise diğer personelin İnternet olanağının olmaması ya da bu konuda bilgisinin yeterli olmaması olarak açıklanabilir. Ancak kilit noktada yer alan bu personelin günümüzde en yoğun iletişim aracı olarak kullanılan İnternet’i kullanması iletişim maliyetini düşürecek ve zaman tasarrufu sağlayacaktır. 

Tablo 3. AÖF İÖLP İl temsilcileri web sayfasına bağlanma sayıları

Diğer Kullanıcılar

Sistemin güvenliğini kontrol etmek amacıyla kullanıcı adı ve şifresini hatalı giren kullanıcıların bilgileri de veritabanında depolanmaktadır. Bu bilgilerin çoğunluğunu doğal olarak kullanıcı bilgilerini yanlış giren veya unutan kullanıcılardan oluşmaktadır. Ancak bu verilerin yaklaşık 200 tanesi öğrenci numarasını kullanıcı olarak giren İÖLP öğrencisinden oluşmaktadır. Özellikle programın üç ve dördüncü sınıflarında öğrencilerin İnternet hizmet talebi doğal olarak artmaktadır. Öğrencilerin bu ihtiyaçlarının giderilmesi için kendilerine özgü web hizmetinin sağlanması yerinde olacaktır.

SONUÇ VE ÖNERİLER

İÖLP için geliştirilen yönetim bilgi sistemi farklı bölgelerde bulunan 19 okulun etkin olarak yönetilmesinde büyük katkılarda bulunmuştur. Ayrıca sistemde yer alan idari ve akademik personelin hızlı ve etkin iletişimini imkanlar ölçüsünde sağlamıştır. Söz konusu eğitim programının ilk öğretim yılında ihtiyaç duyulan bilgi sistemi sadece İntranet üzerinde çalışan özel yazılımlar geliştirilerek çözülmeye çalışılmış ancak bu yöntemin sınırlılıkları anlaşılarak vazgeçilmiştir. Ofis yazılımlarındaki veri işleme yeteneklerinin gelişmesi birçok raporlama ve analiz faaliyetleri için özel yazılım geliştirmeyi gereksiz hale getirmiştir.

AÖF İÖLP İl temsilcilerinin geliştirilen sistemi kullanma olanağının sağlanması durumunda merkezle olan çevrimiçi iletişim ve etkileşim arttırılacaktır. Bu sayede daha verimli ve hızlı hizmet verilmesi sağlanabilecektir.

Sistem sadece uzaktan eğitim veren kurumlar değil geleneksel eğitim veren kurumlar için de bir model olarak görülebilir.

Ülkemizde bilgisayar sahipliği ve İnternet’e erişim sayısı hızla artmakta bu artışla birlikte oluşturulan çevrimiçi sistemlere ulaşım oranları yükselecektir. Bu artış uzaktan eğitim sisteminde eğitim gören öğrencilerin iletişim ve etkileşim sorunlarını gidermede önemli bir katkı sağlayacaktır.

Benzer sistemlerin kurulması ve geliştirilmesi ile bilişim çevrelerinin ve bir çok işletmenin “kağıtsız büro” ütopyasına bir adım daha yaklaşılacak, zaman, işgücü ve kırtasiye tasarrufu sağlanarak, daha ekonomik, hatasız, ve hızlı iş ortamları sağlanacaktır.

Kaynakça

Elmasri R. Navathe B. (1994), Fundamentals of Database Systems, The Benjamin/Cummings P.C.Inc.

Sayın Erol, Şen D.Tayyar (1999), Yönetim Bilgi Sistemleri, Anadolu Üniversitesi

^* Arş. Gör. Sinan AYDIN, Anadolu Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi, snaydin@anadolu.edu.tr

^**Öğr.Gör. Erdal KARA, Anadolu Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi, ekara@anadolu.edu.tr